«Οι στόχοι του project manager ξεκινάνε πάντα με την παράδοση του έργου την προκαθορισμένη ώρα και on budget ‒αν όχι under budget», λέει ο Α. Βονισάκος
Τι είναι το Project Management; Είναι ένας ορισμός που χρησιμοποιείται κυρίως στο χώρο του business και περιλαμβάνει τη διαχείριση ενός project από την αρχή μέχρι το τέλος. Ας πάρουμε, για παράδειγμα, έναν επιχειρηματία που, με στόχο την αύξηση της αποδοτικότητας του εργατικού δυναμικού και της παραγωγής, αποφασίζει να επενδύσει στην κατασκευή ενός καινούργιου εργοστασίου, με σύγχρονα μηχανήματα. Άλλο παράδειγμα, πιο κοντά στον δικό μου τομέα: όταν μια μεγάλη επιχείρηση θέλει να κάνει αναβάθμιση λογισμικού σε 10.000 υπολογιστές ή να κάνει outsource ολόκληρο το IT Service για να εξοικονομήσει χρήματα. Όλα αυτά είναι projects, που απαιτούν ανάλυση, σχεδιασμό, πλάνο, κατασκευή, εγκατάσταση, δοκιμή, έλεγχο, παρακολούθηση, παράδοση στην επιχειρησιακή ‒Business As Usual‒ ομάδα, και τελικά κλείσιμο.
Πώς ορίζεται η έννοια του «project» στο project management; Το «project» ορίζεται από την προσπάθεια επίτευξης ενός στόχου, είτε ατομικά είτε ως μέρος μιας συλλογικής προσπάθειας μέσα σε ένα προκαθορισμένο χρονικό πλαίσιο. Ένα project λοιπόν είναι προσωρινό: επιτυγχάνει τους στόχους του και στη συνέχεια κλείνει.
Σε τι οφείλεται η ραγδαία άνοδος του project management στο σύγχρονο επιχειρείν; Πρωτίστως στα πολυσύνθετα πλέον projects, αλλά και τις ‒πολλές φορές‒ καταστροφικές επιπτώσεις που μπορεί να υπάρξουν σε περίπτωση καθυστέρησης ή ακύρωσης ενός project λόγω κακοδιαχείρισης. Έχουμε περάσει από την εποχή που τα projects ήταν μικρού μεγέθους και διαχειρίσιμα από μη ειδικούς σε μια νέα εποχή, που η πίεση είναι τόσο μεγάλη και οι οικονομικές συνέπειες τόσο ζωτικής σημασίας, που μια επένδυση σε έναν ειδικό στον χώρο είναι πολύ σημαντική. Ένας επιχειρηματίας πρέπει να εξετάσει τη σημασία και το μέγεθος του project και να αποφασίσει αν θέλει να μισθώσει έναν επαγγελματία PM ή να αφήσει την διαχείριση σε έναν διευθυντή υπηρεσιών ή σε έναν τεχνικό, για παράδειγμα. Πολλές φορές αξίζει μια επένδυση ας πούμε της τάξεως του 5% του budget ώστε να μετριαστεί το ρίσκο ‒που θα μπορούσε να κοστίσει στον επιχειρηματία πολύ περισσότερα αν δεν παραδοθεί σωστά και στην ώρα του το project.
Ποιες ακριβώς είναι οι αρμοδιότητες ενός project manager; Καταρχήν να πω ότι, παρότι αυτό σαφώς βοηθάει, ένας PM δεν χρειάζεται απαραίτητα να έχει γνώσεις πάνω στο αντικείμενο του project. Αυτό το λέω για να εξηγήσω ότι η αρμοδιότητα του PM είναι πρωτίστως να επικοινωνεί και να διαχειρίζεται ανθρώπους. Ένα project που θα αναλάβω για την εταιρεία μου θα μου παραδοθεί από τον πωλητή και τον σχεδιαστή υπηρεσίας. Η δική μου αρμοδιότητα είναι να δημιουργήσω το project plan, να προσλάβω τους ειδικούς και το team συναδέλφων που θα χρειαστώ στο project και να διαχειριστώ την εξέλιξη από αρχή μέχρι τέλους, επικοινωνώντας την πρόοδο ‒ή τα προβλήματα‒ του project με τον πελάτη και το διοικητικό συμβούλιο.
Ποιοι είναι οι στόχοι του project manager στη διαχείριση ενός έργου; Οι στόχοι του PM ξεκινάνε πάντα με την παράδοση του έργου την προκαθορισμένη ώρα και «on budget» ‒αν όχι «under budget»! Αν οι δύο αυτοί βασικοί στόχοι δεν επιτευχθούν, τότε το project θα θεωρηθεί αποτυχημένο, εκτός βέβαια αν ο πελάτης και ο PM συμφωνήσουν σε αλλαγή του αρχικού πλάνου για τον άλφα ή βήτα λόγο. Για να επιτευχθούν οι δύο αυτοί στόχοι πρέπει να γίνει σωστή διάσπαση του project και κατανομή του πλάνου σε στάδια (stages). Τα μικρότερα στάδια είναι πιο εύχρηστα για τη διαχείριση προϋπολογισμού και χρονοδιαγράμματος, και μπορούν να ληφθούν πιο εύκολα κάποια διορθωτικά μέτρα. Στόχοι του PM είναι επίσης η παράδοση του έργου 100% ως προς το αρχικό σχέδιο που έχει συμφωνηθεί με τον πελάτη. Είναι πολύ σημαντικό ‒πολλοί PM εδώ την πατάνε‒ να υπάρχει λεπτομερής περιγραφή του τελικού προϊόντος (ή αναμενόμενου αποτελέσματος) ούτως ώστε να μην υπάρξουν διαφωνίες ως προς την ποιότητά του. Κλείνοντας ένα project ο PM θα θέλει να έχει ευχαριστημένο και τον πελάτη, αλλά και το project team.
Ο project manager διαχειρίζεται μόνο projects ή και ανθρώπους; Το πιο σημαντικό στοιχείο ενός project είναι οι άνθρωποι: το project team, οι πελάτες και οι εξωτερικοί προμηθευτές. Η δουλειά του PM είναι να διαχειρίζεται καθημερινά τις σχέσεις με τους παράγοντες αυτούς, να λύνει τα προβλήματα και τα χέρια όλων.
Πώς γίνεσαι επιτυχημένος project manager; Πρέπει καταρχάς να καταλάβεις πότε, πού, πώς και γιατί είναι απαραίτητο το project management. Χρειάζεται να μπεις στον χώρο δουλεύοντας για έναν καλό και έμπειρο PM, που να έχει τον χρόνο και τη διάθεση να σου μάθει τη δουλειά σωστά. Να αποδείξεις σε αυτόν αλλά και στους πελάτες ότι είσαι αξιόπιστος και πως όταν σου αναθέσουν μια δουλειά θα την τελειώσεις όπως και όταν σου ζητηθεί. Πρέπει να εργάζεσαι και να σκέφτεσαι γρήγορα και να αναλαμβάνεις την ευθύνη για τις ενέργειές σου χωρίς δικαιολογίες όταν τα πράγματα δεν πάνε καλά. Πρέπει να σκέφτεσαι θετικά, να ψάχνεις πάντα το γιατί, και να μην παρουσιάζεις μόνο προβλήματα στον πελάτη ή στο αφεντικό, αλλά να έχεις έτοιμες τις λύσεις τους. Η δουλειά σου είναι να κάνεις τη ζωή του πελάτη και του αφεντικού σου εύκολη και ποτέ να μη δημιουργείς πανικό. Θα πρέπει επίσης να είσαι πάντοτε ειλικρινής, παρουσιάζοντας τα προβλήματα όπως είναι και να μην κρύβεις κάτι που μπορεί να εξελιχθεί σε καταστροφή. Δημιουργώντας καλή φήμη θα δικτυωθείς και θα γίνεις περιζήτητος στον χώρο.
Ο Αθανάσιος Βονισάκος είναι Project Manager. Ζει στο Μάντσεστερ και εργάζεται (διεθνώς) για την Computacenter, την κορυφαία ανεξάρτητη εταιρεία παροχής υπηρεσιών πληροφορικής υποδομής στην Ευρώπη.
-
- Follow us:
Ακολουθήστε το Andro στο Facebook
